Bilişim Dünyası, İnternet
Verimli ve üretken çalışmaya yardımcı araç ve yöntemler

Verimli ve üretken çalışmaya yardımcı araç ve yöntemler

Blog yazmayalı iki ay kadar olmuş. ( Bu yazıda sürekli olarak düşündüğümüz nasıl daha verimli olabilirim çabalarına dair çalışmalarımdan, araştırmalarımdan bahsedeceğim. Verimli olmak adına denemelerim sonucunda bulduğum, buluşturduğum, kullandığım yöntem ve araçları kronolojik olarak paylaşacağım ve anlatacağım. )

Bu süreçte bir yandan çalışırken bir yandan da şimdi ve öncesinde de her zaman aklımın bir köşesinde kendime dert edindiğim “Nasıl daha iyi ve verimli çalışabilirim? Bunun için ne yapabilirim?” sorularına cevaplar arıyordum. Birçok yöntem ve yazılımı denedim. Günlük ve haftalık işleri, yapılacakları, aranacak kişileri, okunacak kitapları, makaleleri vb. birçok unsuru unutmamak ve zihin yorgunluğundan kurtulmak adına denemelerim oldu. Bu denemeler içinde hem web tabanlı hem mobil uyumlu birçok To-Do List yazılımını deneyimledim. İlk olarak Play Marketten Any.Do uygulamasını denedim. Pek keyif alamadım ve kullanışlı gelmedi. Bıraktım. Devamında bir süre kullandığım ve kullandığım zaman içinde gayet verimli şekilde faydalandığım hem masaüstü yazılımı olan, aynı zamanda web tabanlı olarak erişimin mümkün olduğu ve mobil sürümü ile tüm platformlarda senkron çalışan Wunderlist ile yol arkadaşlığı yaptım. Daha sonra tek düze yapılacaklar listesi oluşturmaktan sıkıldım ve bıraktım.

Zihin Haritaları

Zihin HaritalarıDevamında plan yapma, hayal kurma, organizasyon oluşturma, not alma ve fikir üretme adına mükemmel bir yöntem olan Mind Mapping (Zihin Haritaları) ile tanıştım. Zihin Haritaları ile tanışman Tony Buzan ‘ın Zihin Haritaları kitabı ile oldu. Büyük bir merakla ve ilgiyle başladığım bu kitap ile gerçekten aradığımı buldum hissine kapıldım ve halende öyle hissediyorum. Zihin Haritaları tam anlamıyla özgür hissetmenizi, serbest ve rahat olmanızı sağlıyor. Bir yapılacaklar listesi oluşturayım diyerek tek düze rakam ya da işaretlendirme ile madde imlerinden başka espirisi olmayan notlardan ve listelerden kurtulmanızı sağlayarak parlak fikirler oluşturmanıza ve rahatlamanıza büyük katkı sağlıyor. Çünkü zihin haritalarının mantığı ile beynimizin çalışma mantığı aynı şekilde işliyor. Hem kağıt kalem ile hem de yazılımsal olarak iMindMap kullanarak zihin haritaları ile renkli ve eğlenceli şekilde verimliliğimi artırıyorum.

 

Evernote

Yine de zihin haritaları ile her zaman not alamıyordum. Ayrıca mobil olarak zihin haritası ile çalışmak oldukça yorucu ve uğraştırıcı oluyor. Her zaman kağıt kalem çıkarıp not almaktan pek hazetmediğimden alternatif olarak Evernote kullanmayaca başladım. Özellikle üzerinde birçok notdefteri oluşturulabilmesi ve notdefterleri veya notların istediğiniz kişi ile senkronize olarak paylaşımı birçok koşulda büyük avantaj ve zamandan tasarruf sağlıyor.  Uzun notlar, içerikler, makalelerden ve kitaplardan alıntılar, mobilde fotoğraf çekip direk not olarak kaydebilme özelliği ile halen sık sık başvurduğum başucu yazılımlarımdan birtanesidir. Ekip arkadaşlarınız ile ortak not defterleri oluşturarak çalışmalarınız seri hale getirebilir ve herşeyi aklınızda tutmak zorunda kalmayarak hızlı notlar alabilirsiniz.

Ancak söz konusu gün içinde yapılacak irili ufaklı işler olduğunda Evernote çok pratik olmuyor. Burada telefonumuz sürekli yanımızda olduğunda çok sade ve hızlı olarak yapılacaklar listesi oluşturmamı sağlayan Koalcat’s Clear uygulamasını denedim. İşe yarıyor.

Şimdilerde (15.07.2014)

Kanban Board NedirSonunda muradıma erdim. Araştırırken Scrum Modelini ve Kanban Board mantığını okudum ve öğrendim. Genel anlamıyla bir panoya sahip olduğunuzu düşünün. Bu panoyu bölümlere ayırıyoruz. Yapılacaklar (To-Do), Yapılmakta Olanlar (In Progress) ve Yapılanlar (Done) bölümlerinden oluşuyor. Bu şekilde panonuz üzerinde yapılacaklar listenizi oluşturduktan sonra çalışmaya başlıyorsunuz. Yapılacaklar listesinden bir işimizi alıp yapılmakta olanlara kaydırıyoruz. Bitirdiğimiz de ise Yapılanlar bölümüne bırakıyoruz. İşte burada başka bir teknik daha devreye giriyor. Pomodoro.

Pomodoro TekniğiPomodoro tekniği ilhamını domates şeklindeki mutfak zamanlayıcıdan almış. Pomodoro tekniğinin mantığı bir insanın en fazla ne kadar süre konsantre olabileceğini, odaklanabileceğiniz baz alarak oluşturulmuş bir tekniktir. Bu tekniği uygularken her yapmanız gereken işe 25 dk ayırıyorsunuz. Ve her 25 dk ‘da bir 5 dk mola veriyorsunuz. Peki yapacağım iş 25 dk ‘dan daha üzün sürecekse nasıl yapacağım ?Tekniğin güzelliği de burada yatıyor. Daima odaklı ve konsantre çalışabilmeniz için her uzun işinizi de alt dallara yani alt görevlere ayırıp bu alt görevleri yine 25 dk ‘da yapıyorsunuz. Bu şekilde daima konsantre ve odaklı olarak çalışmayı sürdürmüş oluyorsunuz.

Son günlerde Kanban Board ile Pomodoro tekniğini bir arada kullanıyorum. Kanban panoma eklediğim her görev ve iş için aynı zamanda Pomodoro tekniğini uyguluyorum. Kanban tekniği için web tabanlı olarak hem ben hem de ekip arkadaşlarım ile Trello ‘yu kullanıyoruz.  Pomodoro zamanlayıcısı için uygulama isterseniz eğer TeamWiz hem mobil hemde masaüstü yazılımı ile kullanabilirsiniz.

Ekipler için bir şeyler, tecrübelerim

Ekipler için bir şeyler yazmak istedim. Ve yazıyı güncelliyorum. (2 Yıl sonra) Dijital hizmetler verdiğimiz bir ajansımız var. Bilenleriniz vardır. Teknovol. Ekip olarak bir çok proje yönetim programı denedik. Ekip içi iletişim, haberleşme yöntemleri kullandık. Farklı araç ve platformları test ettik. Bunlara kısaca bakalım:

Trello

Trello

Trello gerçekte proje yönetim araçları arasında en iyilerden biridir. Ücretsiz olarak hemen her özelliğini kullanabilirsiniz. Yani ücretsiz sürümü de çok rahat işinizi görecektir. Ekip içinde iş takibi, senkronizasyon, dosya paylaşımı, görevlendirme vb. tüm işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. Trello Kanban Board mantığının web tabanlı olarak bize sunulmuş şeklidir. (Sağda göreceğiniz gibi)

 

Slack

Slack 2016 yılını saymazsak önceki son 3 yılın en hızlı büyüyen girişimlerindendir. Slack ofis, ekip, şirket içi iletişimi kanallara/departmanlara ayırmanıza yarayan, ekip olarak her platformdan iletişim sağlayabileceğiniz güzel bir araç. Ekipçe kullanıyoruz. 🙂 Slack’in en güzel yanı ise bir çok farklı platform ve araç ile entegre olması diyebilirim. Github, Drive, Dropbox, Trello, Google vs. bir çok platform ile entegre edebilirsiniz. Tam liste için tıklayın. Özetle ekip olarak sık sık iletişim kurmak ve takibi kolaylaştırmak istiyorsanız kullandığınız proje yönetim ortamı ile Slack’i entegre ettiğinizde tadına doyum olmuyor.

Asana

Asana‘nın en sevdiğim yani sloganı 🙂 Evet. “Great teams get great results with Asana.” Biz Teknovol Ekibi olarak Trello + Slack + Drive üçlüsünden Asana + Slack + Drive üçlüsüne bir değişim yaşadık. Memnunuz. Asana ‘da görev atamaları mantığı, departman mantığı gayet iyi düşünülmüş. Ancak şunu söylemeliyim ki eğer bir kurum çalışma kültürü ve sistemi oluşturmak istiyorsanız bu araçlar veya benzerleri üzerinde oldukça kafa yormanız ve zaman harcamanız gerekiyor. Çünkü ekibinize anlatacağınız yeni düzen gerçekten işe yarar olmalıdır.

Ayrıca hem Asana hem de Trello ‘yu kişisel, günlük görevleriniz, randevularınız vb. hatırlatmalar için de kullanabilirsiniz.

 

Evet bu güncelleme ile yazıyı burada bitirmek istiyorum. Bu arada kişisel not tutma, fikir ve düşüncelerimi yedekleme konusunda hala Evernote ‘u kullanıyorum. Evernote ‘un yerini almasını beklediğim bir ürün Türk girişimciler tarafından çıkarıldı. İlk fırsatta deneyeceğim. Outliers Akıllı Not Defteri gerçekten not almayı çok farklı bir boyuta taşıyor. Outliers, dijital işler yapanlar ve dijital dünyaya geçiş yapanlar ama kağıt kalemi de bırakmak istemeyenler için mükemmel bir entegrasyon sağlıyor. Bakmalısınız. Hatta destek olabilirsiniz. 🙂

Vakit ayırıp okuduğunuz için teşekkür ederim. Umarım yazıda geçen araç ve yöntemlerden kendinize uygun olan araç ve yöntem ile verimli bir çalışma tarzı belirleyebilirsiniz. Eğer deneyimlediğiniz alternatif yöntem ve araçlar varsa yorum alanını kullanarak paylaşabilirsiniz. Görüşmek dileğiyle…

Share this Story
Load More By Karabulut

Facebook Yorumarı

3 Yorumlar


  1. sinan

    07/20/2014 at 15:05

    yazı için teşekkürler, trello’ya kadar aynı yollardan geçmişiz, hatta seneler önce evernote ile başlamıştım daha sonra birbirine benzer pek çok şey denedim, trello ile ilk bir iki ay aramız çok iyiydi sonra o da diğerleri gibi oldu.
    pomodoro tekniğini ilk defa duydum, ilk fırsatta deneyeceğim.

    aslında çok güzel bir yöntem var ama yazılım halinde bulamadım, kendim yazmaya da hep üşendim, kağıt üstünde bile çoğunu ezip geçiyor, yöntem şöyle;
    önce 1 a4 alıp tam orta nokasından bir + çizerek kağıdı dört eşit parçaya bölüyoruz
    satırlar önemli ve önemsiz oluyor, sütunlar da acil ve acil değil oluyor,
    işleri bu 4 duruma göre gruplayınca pek çok şey bi anda kolaylaşıyor.
    bir örnek hazırladım buradan bakabilirsiniz http://goo.gl/zPvr6Q

    selamlar

    Cevapla

    • Karabulut

      07/20/2014 at 21:25

      Teşekkürler. Bahsettiğiniz A4 Yöntemi örneğini inceledim, gerçekten çok kolaylaştırıcı ve pratik görünüyor. Pomodoronun konsantrasyonu bütünleştirici etkisi ile kullanılabilir görünüyor. Yine Kanban Board + Pomodoro olduğu gibi A4 + Pomodoro da olabilir.

      Selamlar

      Cevapla

  2. Bugra Yazar

    10/29/2016 at 17:11

    yaklaşık 2 yıldır trello’yu kullanıyorum. hayatımın bir parçası haline geldi.

    Cevapla

Bir Yorum Yaz

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Bunu da okuyabilirsin

Dijital Pazarlamada Kohort Analizi (Cohort)

Cohort kelimesinin malesef dilimizde sözcük olarak tam karşılığı bulunmuyor. ...